汽車4S店內(nèi)部管理相關材料--工作計劃總結及報表、單據(jù)、信息檔案管理制度

工作計劃總結管理

1、各部門主管應于每月的月末、周末制定本部門上月、上周工作小結，下月、下周工作計劃草案，計劃及總結應以KPI指標及分析為主。

2、各部門的工作計劃草案經(jīng)總經(jīng)理辦公會協(xié)調(diào)平衡后，下達正式的目標管理月計劃書及每周任務書，由總經(jīng)理及責任人簽名確認。

3、部門主管應制訂出目標進程控制表格或看板，對目標達成率及工作進度進行考核，經(jīng)常檢查本部門工作計劃/任務的完成進度，存在的問題和困難，并及時向總經(jīng)理匯報。

4、每個計劃期末，各部門主管應總結本期計劃/任務的完成情況以及工作中需改善的地方、遇到的困難及解決辦法等，并在總經(jīng)理辦公會上匯報，確定本期計劃/任務的完成率。

5、計劃期內(nèi)未完成的工作需說明未完成的原因，并重新確定完成的具體日期，需其他部門配合的，由總經(jīng)理辦公會協(xié)調(diào)。

6、各期的工作計劃/任務及其完成情況評定結果將存放各部門主管的個人檔案中，作為業(yè)績考核的內(nèi)容，并與當月工資掛鉤。

7、一般員工的工作計劃/任務由各部門主管安排，工作計劃/任務的完成情況在部門例會上確認，經(jīng)部門主管及總經(jīng)理評定后放入員工個人檔案，作為對員工個人考核的依據(jù)。部門主管應對員工業(yè)績實行看板式管理，并公布結果。

8、所有試用的員工還應于每周周末對上周的工作進行總結并填制《××公司試用人員周總結報告書》。

報表及單據(jù)管理

1、公司各部門使用的報表、單據(jù)應制定統(tǒng)一的格式并編號，編號規(guī)則：××公司XX部XXX號，如有修改，應填寫《文件修改申請單》，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可修改。

2、各類報表、單據(jù)的傳遞應及時有序并作好記錄。

3、有權知曉報表內(nèi)容的人員應按公司保密規(guī)定保守公司的商業(yè)秘密，未經(jīng)授權不得向外發(fā)散。

4、各責任部門應按規(guī)定的報送對象，報送時限及時準確的報送各類報表。逾期報送或不報送，給公司造成不良影響的，將予以行政處罰。

信息檔案資料管理

1、正式文件使用公司標準文檔格式，即有標識、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真的信箋紙格式，并注明公司（部門）名稱、簽發(fā)人、發(fā)放部門、日期等。一般技術材料、培訓材料、表格等可簡化，保留公司商標即可。

2、第一行文件編號：字體宋體、右對齊、字號五號字。

3、文件編號：

（1）向上級管理部門的報告文件或對外發(fā)函：××公司（辦）字第[2005]XXX號。

（2）經(jīng)理簽發(fā)的管理文檔：××公司（通）字第[2005]XXX號。

（3）銷售部管理文件：××公司（銷）字第[2005]XXX號。

（4）服務部管理文件：××公司（服）字第[2005]XXX號。

（5）財務部管理文件：××公司（財）字第[2005]XXX號。

文件編號由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一進行編號。一般事務性聯(lián)絡可使用《工作聯(lián)絡單》，不必統(tǒng)一編號。

4、文件標題：字體黑體、居中、加粗，字號小二號。

5、正文：字體宋體、字號小四號、行距1.5倍。

6、簽發(fā)：公司通用管理文件及對外公文或函件由總經(jīng)理簽發(fā)；各部門管理文件交總經(jīng)理審核后由部門經(jīng)理（主管）簽發(fā)。

7、發(fā)放：正式文件發(fā)放到各部門或班組需有文件發(fā)放記錄。

8、保存：公司所有文件（報送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發(fā)出及接收的文件）副本由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一保存。

9、傳真：對外發(fā)傳真，統(tǒng)一使用公司標準文檔格式，傳真前附上附頁，說明傳真目的、主題等。

10、借閱：因工作需要借閱文檔，由借閱人申請，經(jīng)文檔管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)，借閱和歸還要進行登記。

顧客檔案的管理

1．    顧客檔案是公司主要的資源，由各業(yè)務部門負責收集與管理。

2．    各業(yè)務部門應及時將該部門的顧客檔案進行分類、整理、編制檔  案目錄。

3、任何員工不得向外部泄露顧客檔案所記載的涉及顧客個人隱私的有關資料。

會議材料管理

1.  會議舉行后，會議記錄人員應及時整理會議紀要。

2.  整理好的會議紀要經(jīng)領導批準后分發(fā)給有關部門和個人。

3、會議材料須統(tǒng)一格式、編號、歸檔管理。

技術資料的管理

1.  技術部門應及時將本部門的技術資料進行整理、歸檔，建立技術資料檔案。

2.  借用技術資料需辦理審批及登記手續(xù)。

人事檔案及員工業(yè)績檔案管理

1.  建立員工人事檔案，每位員工的人事檔案包括：求職表、員工調(diào)動呈批表、身份證明復印件、社會保險卡復印件、入職登記表、勞動合同、培訓協(xié)議、照片等。

2.  人事檔案由管理部行政辦統(tǒng)一管理。

3.  建立員工業(yè)績考核檔案。員工業(yè)績檔案包括：試用人員任務書、周計劃總結、干部每月每周任務書、述職報告、獎罰記錄等。

4.  員工業(yè)績考核檔案由總經(jīng)理秘書統(tǒng)一管理。